Kebijakan Privasi

1. Tentang kami

HiTalenta adalah aplikasi HR dan payroll berbasis cloud untuk perusahaan di Indonesia: dari absensi di HP karyawan sampai file transfer gaji siap diunggah ke bank, dalam satu sistem. HiTalenta dikembangkan oleh PT Generasi Anak Muda Berkarya ("HiTalenta", "kami").

HiTalenta terdiri dari dashboard web tempat Admin, HR, Finance, dan manager perusahaan bekerja, serta aplikasi seluler tempat karyawan melakukan absensi, mengajukan cuti, lembur, dan reimbursement, serta melihat slip gaji. Kebijakan ini menjelaskan cara kami menangani data pribadi berdasarkan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).

2. Peran kami

• Data karyawan dan pelamar kerja dimasukkan oleh perusahaan yang menggunakan HiTalenta ("Klien"). Klien adalah pengendali data pribadi yang menentukan tujuan dan cara data itu digunakan. HiTalenta adalah prosesor data pribadi yang memproses data tersebut hanya atas instruksi Klien, berdasarkan perjanjian berlangganan.
• Data yang kami tentukan sendiri — kontak administrator Klien, orang yang menghubungi tim penjualan, tim dukungan, atau mitra resmi kami, dan pengunjung situs web kami — HiTalenta adalah pengendali data pribadi.

Jika Anda karyawan atau pelamar, pemberitahuan privasi dari pemberi kerja Anda juga berlaku. Hubungi pemberi kerja Anda lebih dulu tentang data Anda; kami akan membantu mereka menjawab Anda.

3. Data pribadi yang kami proses

Sebagian data tersebut termasuk data pribadi yang bersifat spesifik menurut UU PDP, seperti data keuangan, informasi kesehatan pada surat dokter, dan data anak karyawan. Kami melindunginya dengan langkah pada bagian 8.

4. Tujuan dan dasar pemrosesan

• Menjalankan layanan yang dilanggan Klien: kehadiran, cuti, penggajian, reimbursement, rekrutmen, dan persetujuan (pemenuhan perjanjian).
• Memenuhi kewajiban hukum, seperti menghitung PPh 21 dan iuran BPJS serta menyimpan catatan yang diwajibkan undang-undang (kewajiban hukum).
• Menjaga keamanan layanan: mencegah kecurangan seperti karyawan yang melakukan clock in untuk orang lain, mendeteksi penyalahgunaan, dan menyelidiki insiden (kepentingan yang sah).
• Mendukung dan menginformasikan Anda: menjawab pertanyaan dan mengirim email layanan seperti undangan, reset kata sandi, dan slip gaji (pemenuhan perjanjian atau kepentingan yang sah).
• Dengan persetujuan jika diwajibkan undang-undang. Anda dapat menarik persetujuan kapan saja; penarikan tidak memengaruhi pemrosesan yang sudah dilakukan.

Kami tidak menjual data pribadi, tidak menggunakannya untuk iklan, dan tidak mengambil keputusan yang berakibat hukum terhadap seseorang hanya dengan pemrosesan otomatis. Angka penggajian dihitung otomatis dan selalu ditinjau serta disetujui oleh Klien.

5. Pihak yang menerima data

• Klien dan pengguna yang diberi wewenang oleh Klien, sesuai perannya.
• Penyedia layanan yang membantu kami menjalankan HiTalenta, dengan perjanjian yang mewajibkan mereka melindungi data: hosting cloud (Alibaba Cloud, region Jakarta), keamanan jaringan dan pengiriman konten (Cloudflare), serta pengiriman email (Google). Daftar terkini tersedia atas permintaan.
• Mitra resmi kami, jika Klien didaftarkan melalui mitra: mitra hanya melihat informasi tingkat perusahaan seperti nama Klien dan jumlah karyawan aktif, tidak pernah data karyawan.
• Instansi berwenang jika diwajibkan undang-undang, atau untuk melindungi hak dan keselamatan orang lain dan HiTalenta.

Kami tidak mengirim pembayaran gaji ke bank atas nama Klien. Klien mengunduh file bank dan mengunggahnya sendiri ke banknya.

6. Lokasi penyimpanan data

Server dan file kami berada di pusat data di Jakarta, Indonesia. Beberapa penyedia, seperti layanan keamanan jaringan, dapat menangani data yang sedang dikirim di luar Indonesia. Dalam hal itu, kami memastikan pelindungannya memenuhi ketentuan UU PDP tentang transfer data ke luar wilayah Indonesia.

7. Jangka waktu penyimpanan

• Data Klien disimpan selama langganan aktif. Setelah langganan berakhir, Klien dapat mengekspor datanya selama 30 hari; setelah itu kami menghapusnya dan memberikan konfirmasi tertulis.
• Foto selfie kehadiran dihapus otomatis setelah 90 hari.
• Catatan yang wajib disimpan oleh kami atau Klien menurut undang-undang, seperti catatan pajak dan penggajian, disimpan selama jangka waktu yang ditetapkan undang-undang.
• Data kami sendiri (akun, dukungan) disimpan selama diperlukan untuk tujuan di atas, lalu dihapus atau dianonimkan.

8. Cara kami melindungi data

• Enkripsi saat dikirim (TLS) dan saat disimpan; NIK, NPWP, dan nomor rekening bank juga dienkripsi per kolom.
• Data setiap Klien dipisahkan dari data Klien lain di tingkat basis data.
• Akses berdasarkan peran, sehingga setiap pengguna hanya melihat yang diizinkan perannya; HR tidak melihat gaji.
• Masuk dengan aplikasi autentikator untuk Admin, HR, dan Finance, serta satu ponsel untuk setiap akun karyawan.
• Log audit untuk tindakan penting seperti persetujuan penggajian dan perubahan akses; percobaan clock in dengan lokasi palsu ditolak dan dicatat.

Jika terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami memberi tahu Klien dalam 24 jam agar Klien dapat memenuhi kewajibannya. Untuk data yang kami kendalikan, kami memberi tahu pihak yang terdampak dan lembaga paling lambat 3 x 24 jam, sesuai UU PDP.

9. Hak Anda

Berdasarkan UU PDP, Anda dapat meminta untuk:

• mendapat informasi tentang penggunaan data Anda, serta akses atau salinannya;
• memperbaiki data yang salah atau tidak lengkap;
• menghapus data, atau menghentikan atau membatasi pemrosesannya;
• menarik persetujuan yang pernah Anda berikan;
• mengajukan keberatan atas keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis;
• menerima data Anda dalam format yang umum digunakan, atau mengirimkannya ke penyedia lain;
• menuntut ganti rugi jika hak Anda dilanggar.

Untuk data karyawan dan pelamar, ajukan permintaan kepada pemberi kerja Anda (pengendali data). Untuk data yang kami kendalikan, kirim email ke [email protected]. Kami menjawab dalam jangka waktu yang ditetapkan UU PDP, umumnya 3 x 24 jam, dan mungkin perlu memverifikasi identitas Anda lebih dulu.

10. Cookie

Dashboard hanya menggunakan cookie yang diperlukan agar Anda tetap masuk dan formulir terlindungi. Kami tidak menggunakan cookie iklan atau pelacakan di dashboard.

11. Anak-anak

HiTalenta ditujukan untuk karyawan dan pelamar berusia 18 tahun ke atas. Informasi tentang anak karyawan, misalnya untuk status pajak, dimasukkan oleh Klien dan dilindungi sebagai data pribadi yang bersifat spesifik.

12. Perubahan kebijakan

Setiap perubahan akan kami umumkan di halaman ini dengan tanggal baru. Jika perubahannya signifikan, kami memberi tahu Klien melalui email atau dashboard sebelum perubahan berlaku.

13. Kontak

PT Generasi Anak Muda Berkarya. Email: [email protected]. Anda juga dapat mengajukan pengaduan kepada lembaga yang berwenang di bidang pelindungan data pribadi di Indonesia.